Opća obavijest o zaštiti podataka za treće strane

Ažurirano: 1. ožujka 2022.

Novartis privatnost shvaća vrlo ozbiljno. Sukladno tomu, Novartis teži potpunoj transparentnosti pri obradi osobnih podataka.

Društvo Novartis Hrvatska d.o.o. iz Zagreba, na adresi Radnička cesta 37 B, Hrvatska  je odgovorno za obradu osobnih podataka jer odlučuje o svrsi i načinu njihove obrade i stoga djeluje kao „voditelj obrade“. Tu odgovornost može izvršavati samostalno ili zajednički s  društvom (društvima)  Novartis Grupe, djelujući kao „zajednički voditelj obrade.“ U ovoj Obavijesti o zaštiti osobnih podataka, „Novartis“ i „mi“ odnosi se na društvo Novartis Hrvatska d.o.o.

Posvećeni smo tomu da bilo koje osobne podatke koje primimo štitimo i obrađujemo u skladu sa primjenjivim zakonima o zaštiti osobnih podataka te politikama i standardima društva Novartis Grupe. 
Za potrebe primjene ove opće obavijesti o zaštiti osobnih podataka za treće strane („Obavijest o zaštiti osobnih podataka“), treće strane su sljedeće osobe: 

• Dobavljači: vanjske fizičke ili pravne osobe izvan Novartis Grupe od kojih Novartis nabavlja robu ili usluge. To uključuje, primjerice:
  • Organizacije za ugovorenu proizvodnju (CMO-i)
  • Institucije i suradnike koji provode istraživanja za ili u ime Novartisa, pri čemu Novartis djeluje kao naručitelj  istraživanja i plaća istraživanje, uključujući suradnike ugovornih istraživačkih organizacija (CRO) i organizacija za akademsko istraživanje (ARO-i);
  • Treće strane koje rukuju ili distribuiraju proizvode Novartis Grupe (tj. pružaju logističke usluge) bez prijenosa prava vlasništva proizvoda na treću stranu pružatelja usluge;
  • Zdravstvene radnike koji djeluju isključivo kao „treće strane“, tj. kad isporučuju robu ili pružaju usluge uz naplatu  izvan okvira obavljanja njihove profesionalne djelatnosti , kao što je razvoj aplikacije ili rad u svojstvu  komercijalnog/marketinškog savjetnika itd. (u suprotnom su zdravstveni radnici izuzeti iz ove obavijesti).
• Razvoj poslovanja i licenciranje (BD&L): bilo koja treća strana koja sa Novartisom  sklapa ugovor o licenciranju proizvoda. 
• Distributeri i veleprodaje: bilo koja treća strana koja uvozi i/ili preprodaje u vlastitu poslovnu svrhu proizvode Novartis Grupe (bez obzira pruža li u ime Novartisa  usluge oglašavanja za specifične proizvode Novartis Grupe).

Svrha ove Obavijesti za zaštitu osobnih podataka je pojasniti na koji način Novartis obrađuje osobne podatke zastupnika i/ili zaposlenika kao osoba za kontakt (ispitanici) s trećom stranom ili njenim podizvođačem (na kojeg ćemo se nadalje u ovoj Obavijesti o zaštiti osobnih podataka referirati sa „vi“)

Pozivamo vas da pažljivo pročitate ovu Obavijest o zaštiti podataka u kojoj izlažemo kontekst obrade osobnih podataka koji su izravno ili neizravno povezani s vama („osobni podaci“) i koja navodi vaša prava vezana za obradu vaših osobnih podataka.

Imamo odvojene obavijesti o zaštiti osobnih podataka vezane uz obradu osobnih podataka naših zaposlenika, poslovnih partnera koji nam ne pružaju usluge, pacijenata ili korisnika naših internetskih stranica te se trebate na njih referirati kad je to prikladno.

Ako imate dodatna pitanja o obradi vaših osobnih podataka, možete poslati e-poruku na [email protected].

1. Koje osobne podatke o vama imamo?

To mogu biti osobni podaci koje ste nam dali izravno vi ili koji su dobiveni od treće strane (tj. pravne osobe  za koju radite ili u njeno ime).
Možemo prikupljati različite vrste vaših osobnih podataka, uključujući:

• vaše opće kontakt podatke i identifikacijske podatke (npr. ime, prezime, spol, datum i mjesto rođenja, nacionalnost, broj osobne iskaznice ili putovnice, adresu e-pošte i/ili poštansku adresu, broj telefona i/ili broj mobitela te broj registracije automobila);
• vašu funkciju (npr. titulu, radno mjesto, naziv društva);
• vaše financijske podatke (npr. detalje bankovnog računa, kreditnu sposobnost i financijsko stanje), porezne podatke (porezni identifikator ili broj računa ), podaci o izvršenim transakcijama (povijest isporuka i plaćanja) i osnovni podaci o vašim poslovnim sposobnostima i operativnoj učinkovitosti kad pojedinačno djelujete kao treća strana (npr. društvo s jednim članom/trgovci pojedinci); i
• vaše podatke o elektroničkoj identifikaciji kada je to nužno u slučajevima kada nam dostavljate robu ili pružate usluge (npr. podaci za prijavu, pravo pristupa, lozinke, broj značke, IP adresa, mrežni identifikatori/kolačići,  zapisi, vrijeme pristupanja i spajanja, snimljene slike ili zvuk, poput slika znački, snimki s video nadzorne kamere ili zvučni zapisi);

U nekim se državama podaci trgovačkog društva („pravna osoba“) također smatraju osobnim podacima. U takvim slučajevima, ako dođe do prikupljanja naprijed navedenih podataka specifičnih za pravnu osobu, tretirat ćemo takve osobne podatke u skladu s primjenjivim zakonom o zaštiti podataka. 
Ne prikupljamo podatke o zdravstvenom stanju osim ako se to radi u svrhu provedbe razumnih postupaka za osobu s invaliditetom.  

Većinu vaših osobnih podataka koje obrađujemo dostaviti će nam treća strana za koju radite. Ako namjeravate dostaviti nam osobne podatke o drugim fizičkim osobama(npr. vašim kolegama), od tih fizičkih osoba morate zatražiti prije nego nam dostavite njihove podatke da pregledaju ovu Obavijest o zaštiti osobnih podataka koja se nalazi  na našoj korporativnoj internetskoj stranici (https://www.novartis.bg/privacy-policy).

2. U koje svrhe koristimo vaše osobne podatke i zašto je to opravdano?

2.1 Pravna osnova za obradu

Nećemo obrađivati vaše osobne podatke ako nemamo za to opravdan razlog predviđen zakonom. Stoga ćemo obrađivati vaše osobne podatke samo u slučajevima:

• kad smo prethodno dobili vašu privolu
• kad je obrada nužna za izvršavanje naših ugovornih obaveza prema vama ili kako bismo poduzeli predugovorne korake, kao što je ispunjavanje upitnika u okviru Novartisovog postupka dubinske analize;
• kad je obrada nužna za poštivanje svih naših pravnih i regulatornih obveza; ili
• kad je obrada nužna za potrebe naših legitimnih interesa i ne utječe neopravdano na vaše interese ili temeljna prava i slobode. Imajte na umu da, pri obradi osobnih podataka na temelju posljednje navedene osnove, uvijek nastojimo održati ravnotežu između naših legitimnih interesa i vaše privatnosti.

Primjeri takvih „legitimnih interesa“ su sljedeće aktivnosti obrade podataka: 

• razvijanje pouzdanog profesionalnog odnosa; 
• promoviranje Novartisove inovacije u području farmacije;
• upravljanje Novartisovim ljudskim i financijskim resursima ;
• ostvarivanje koristi od troškovno isplativih usluga (npr. možemo odlučiti koristiti određene platforme zaobradu podataka);
• nuđenje  naših proizvoda i usluga našim kupcima;
• sprječavanje prevare ili kaznenih djela, zloupotrebe naših proizvoda i usluga kao i sigurnosti naših informatičkih sustava, arhitekture i mreža;
• prodaja bilo kojeg dijela našeg poslovanja ili imovine  ili omogućavanje stjecanja od strane treće strane cjelokupnog ili dijela našeg poslovanja ili imovine; i
• ostvarivanje naših korporativnih  ciljeva i ciljeva društvene odgovornosti.

U pravilu, obradu vaših osobnih podataka vršimo na temelju drugih pravnih osnova, različitih od privole. Međutim, ako ste dali privolu za obradu vaših osobnih podataka, imate pravo povući tu privolu u bilo kojem trenutku. Da biste povukli vašu privolu ili dobili više informacija o našim specifičnim interesima i vašim pravima, možete nam se javiti na kontakt podatke navedene niže, u dijelu 6. 

2.2 Svrha obrade
Obrađujemo vaše osobne podatke samo za specifičnu svrhu te obrađujemo samo one osobne podatke koji su nužni za ostvarenje te svrhe. Konkretnije, obrađujemo vaše osobne podatke u sljedeće svrhe:

• upravljanje našim odnosom s trećim stranama;
• organiziranje ponuda, provedba zadataka vezanih za pripremu ili izvršavanje  postojećih ugovora;
• praćenje aktivnosti u  našim objektima, uključujući poštivanje primjenjivih politika, kao i pravila zaštite zdravlja i sigurnosti na radu; 
• odobravanje prava pristupa našim edukacijskim modulima kojim vas osposobljavamo za pružanje  određenih usluga;
• komunikacija s vama za trajanja ugovora i obavještavanje u slučaju hitnosti;
• upravljanje našim IT resursima, uključujući upravljanje infrastrukturom i kontinuitetom poslovanja;
• očuvanje gospodarskih interesa društva i osiguravanje usklađenosti i izvještavanje (kao što je usklađenost s našim politikama i lokalnim zakonskim zahtjevima, porezima na dohodak i odbitcima za socijalno osiguranje i poreznim odbitcima, upravljanje slučajevima navodno protupravnog ponašanja ili prevare; provedba revizija i obrana u parnicama);
• upravljanje spajanjima i preuzimanjima koji uključuju naše društvo;
• arhiviranje i vođenje evidencija;
• izrada obračuna i računa; i
• bilo koje druge svrhe određene zakonom ili od strane nadležnih tijela.

3. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i komu se oni prenose?

Nećemo prodavati, dijeliti ili na bilo koji drugi način prenositi vaše osobne podatke trećim stranama, osim onima naznačenima u ovoj Obavijesti o zaštiti osobnih podataka.

U okviru naših aktivnosti i za iste svrhe kao one navedene u ovoj Obavijesti o zaštiti osobnih podataka, vašim osobnim podacima mogu pristupiti ili se mogu prenositi sljedećim kategorijama primatelja, na načelu nužnog poznavanja za ostvarenje takvih svrha:

• našim zaposlenicima i osobama koje za nas rade (uključujući zaposlenike, odjele i druga društva Novartis Grupe);
• našim nezavisnim agentima ili posrednicima (ako ih ima);
• našim drugim dobavljačima i pružateljima roba i usluga;
• našim pružateljima usluga IT sustava, pružateljima usluge oblaka, pružateljima usluga baze podataka i konzultantima;
• bilo kojim trećim stranama kojima ustupimo ili obnovimo bilo koja naša prava ili obveze; i
• našim konzultantima i vanjskim odvjetnicima u vezi prodaje ili prijenosa bilo kojeg dijela našeg poslovanja ili imovine.

Naprijed navedene treće strane imaju ugovornu obvezu čuvanja povjerljivosti i sigurnosti vaših podataka, u skladu s primjenjivim zakonom.

Vašim osobnim podacima također mogu pristupiti ili mogu biti preneseni  bilo kojem nacionalnom i/ili međunarodnom regulatornom tijelu, izvršnom tijelu, javnom tijelu ili sudu, u slučajevima kada to od nas zahtijeva mjerodavni zakon ili propis ili na njihov zahtjev.

Osobni podaci koje od vas prikupljamo mogu se obrađivati, može im se pristupiti ili se mogu pohranjivati u državi izvan države sjedišta Novartisa u, koja ne mora pružati istu razinu zaštite osobnih podataka.

Ako prenosimo vaše osobne podatke vanjskim društvimau drugim državama, nastojati ćemo zaštiti vaše osobne podatke na sljedeće načine:

• primjenjivanjem razine zaštite propisane lokalnim zakonima o zaštiti  osobnih podataka/privatnosti koji su primjenjivi na Novartis;
• djelovanjem u skladu s našim politikama i standardima i;
• za Novartis u Europskom gospodarskom prostoru (npr. članice EU-a, uz Island, Lihtenštajn i Norvešku, „EGP“),

osim ako nije drugačije navedeno, vaše osobne podatke prenositi ćemo samo na temelju standardnih ugovornih klauzula koje je odobrila Europska komisija.

Za prijenose osobnih podataka unutar poslovne grupacije Novartis, Novartis Grupa usvojila je obvezujuća korporativna pravila, sustav principa, pravila i alata predviđenih europskim zakonom, nastojeći osigurati učinkovite razine zaštite podataka u vezi prijenosa osobnih podataka izvan EGP-a i Švicarske.

Možete zatražiti dodatne informacije u vezi međunarodnih prijenosa vaših osobnih podataka kao i kopiju odgovarajuće zaštitne mjere uspostavljene, na način opisan u dijelu 6. u nastavku ove Obavijesti  . 

4. Kako štitimo vaše osobne podatke?

Primijenili smo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bismo osigurali odgovarajuću razinu sigurnosti i povjerljivosti vaših osobnih podataka.

Te mjere podrazumijevaju:

• najsuvremeniju tehnologiju;
• troškove njihovih provedbi;
• prirodu podataka; i
• rizik obrade.

Svrha tih mjera je zaštititi osobne podatke od slučajnog ili nezakonitog uništenja ili izmjene, gubitka, neovlaštenog otkrivanja osobnih podataka ili neovlaštenog pristupa osobnim podacima te od drugih nezakonitih oblika obrade.
Nadalje, prilikom obrade  vaših osobnih podataka, mi:

• prikupljamo i obrađujemo samo osobne podatke koji su primjereni, relevantni i nisu prekomjerni a nužni su za ostvarenje naprijed navedenih svrha; i
• možemo od vas zatražiti da potvrdite vaše osobne podatke koje posjedujemo. Također vas pozivamo da nas spontano obavijestite kad god dođe do neke promjene vaših osobnih podataka kako bismo mogli ažurirati vaše osobne podatke.

5. Koliko dugo pohranjujemo vaše osobne podatke?
Vaše osobne podatke pohraniti ćemo samo onoliko dugo koliko je nužno za ostvarenje svrhe za koje su podaci prikupljeni ili u svrhu poštivanja pravnih ili regulatornih zahtjeva.

Razdoblje čuvanja jest trajanje relevantnog komercijalnog ugovora (vašeg ili onog treće strane) s Novartisom, na što se dodaje vrijeme predviđeno za zastaru potraživanja po tom ugovoru, osim u slučaju dužih ili kraćih zakonskih ili regulatornih rokova čuvanja podataka. Nakon isteka tog razdoblja, vaši će osobni podaci biti izbrisani iz naših aktivnih sustava.

Osobni podaci koji se prikupljaju i obrađuju u kontekstu spora brišu se ili arhiviraju (i) čim sesklopi nagodba, (ii) čim nastupi pravomoćnost posljednje meritorne i ovršne odluke, ili (iii) kad nastupi zastara potraživanja .

6. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?
Možete ostvariti sljedeća prava na temelju uvjeta i u okviru zakonskih ograničenja:

• pravo na informiranje o vašim osobnim podacima koje posjedujemo i kako ih obrađujemo;
• pravo na pristup vašim osobnim podacima koje smo obradili, a ako smatrate da je neki podatak koji se odnosi na vas netočan, zastario ili nepotpun imate pravo na ispravak ili ažuriranje podataka;
• pravo na brisanje vaših osobnih podataka ili pravo na ograničenje obrade podataka na posebne kategorije obrade;
• pravo na povlačenje vaše privole u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade prije takvog povlačenja;
• pravo na prigovor, u cijelosti ili dijelom, na obradu vaših osobnih podataka.
• pravo na prenosivost podataka, tj. da se osobni podaci vrate vama ili da budu preneseni osobi vašeg izbora, u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu bez ometanja s naše strane i vašu obvezu čuvanja  povjerljivosti; i
• pravo usprotiviti se automatiziranom donošenju odluka, uključujući izradu profila, tj. možete zatražiti ljudsku intervenciju u procesu automatiziranog donošenja odluke vezanog za vaše podatke, kad se ta obrada ne temelji na vašoj privoli, kad nije propisana zakonom ili kad nije nužna za izvršavanje ugovora. Međutim, trenutno ne provodimo automatizirano donošenje odluka. 

7. Ako imate pitanja ili želite ostvariti naprijed navedena prava, možete poslati e-poruku na [email protected].

Ako niste zadovoljni način na koji obrađujemo vaše osobne podatke, molimo pošaljite zahtjev našem službeniku za zaštitu podataka na @[email protected], koji će ispitati vaš zahtjev.

Treća strana za koju radite također je voditelj obrade vaših podataka. Za ostvarivanje vaših prava za zaštitu podataka, možda ćete se morati obratiti trećoj strani s kojom surađujete u vezi vaših osobnih podataka.

U svakom slučaju, imate i pravo na podnošenje prigovora nadležnim tijelima za zaštitu podataka.

Kako ćete biti obaviješteni o promjenama naše Obavijesti o zaštiti osobnih podataka?

Moguće je da ćemo povremeno mijenjati ili ažurirati ovu Obavijest o zaštiti osobnih podataka objavljivanjem nove obavijesti o zaštiti osobnih podataka na našoj korporativnoj mrežnoj stranici https://www.klubzdravlja.hr u odjeljku „Politika zaštite osobnih podataka“. Molimo da povremeno provjeravate ovu Obavijest o zaštiti osobnih podataka kako biste bili informirani o mogućim promjenama.

HR2209120118